Adăugarea unui cuvânt pentru a fuziona câmp
Microsoft Office
Este timpul de a plasa sursa de câmp de date în textul principal al documentului.
1. Du-te la următorul pas de a crea o corespondență, făcând clic pe comanda următoare: Scrieți scrisoarea în panoul de activitate. Plasați cursorul pe prima linie a documentului și faceți clic pe celelalte elemente ale echipei. Aceasta deschide o casetă de dialog Insert Merge Field. care conține o listă a câmpurilor din sursa de date create în exercițiul anterior.
2. Evidențiați Nume, apoi faceți clic pe Lipire. îmbinare câmp va apărea în prima linie a documentului principal. Acesta conține un cod special care spune programul Word, în cazul în care să plaseze informația de la sursa de date zero corespunzătoare. Apoi, selectați Nume și apoi faceți clic pe Lipire. Faceți clic pe butonul Închidere. pentru a închide caseta de dialog Adăugați un câmp de îmbinare.
3. Introduceți un spațiu pentru a separa numele de nume.
5. Apăsați Enter din nou și selectați același index element din listă.
6. Mutați cursorul la sfârșitul unui cuvânt drag și apăsați tasta Spațiu.
7. În lista de câmp de îmbinare Adăugați un nume de câmp. apăsați tasta Space și acolo selectați câmpul Nume. Acum, documentul principal ar trebui să arate acest lucru, așa cum se arată în Fig. 8.11.
Fig. 8.11. Documentul principal cu câmpuri de îmbinare
Când Word Mail Merge vă permite să nu mergi numai prin toate înregistrările sursei de date, dar, de asemenea, să ia departe unele dintre ele. Puteți utiliza câmpurile Word sau interogare. Listă Adăugați Word Câmp Merge bara de instrumente vă permite să adăugați următoarele câmpuri în document, efectuați selectarea înregistrărilor unei surse de date bazate pe anumite reguli:
* ASK (Query) și FILLIN (umplere) generează o pauză în procesul de imprimare fuziunii și să ofere o oportunitate de a introduce text suplimentar în fiecare copie a documentului, cum ar fi un număr de client individual sau parola;
* IF. APOI. ELSE vă permite să intre în starea și măsurile luate în cazul sau falsitatea adevărului condiției;
* MERGE REC (număr de înregistrare) și MERGE SEQ (număr de ordine) se adaugă la documentul respectiv, numărul de intrare sursă de date și numărul de serie al instanței de fuziune. În cazul în care nu sunt implicate în fuziune toate înregistrările de date sursă, aceste numere sunt diferite unele de altele;
* NEXT (intrarea următoare) și NEXTIF (intrarea următoare, în cazul în care) face posibilă pentru a imprima o copie a informațiilor document din mai multe surse de date înregistrări consecutive;
* SET FAVORITE (Bookmark) vă permite să asociați unor documente de tip text, cu marcaje, care pot fi inserate în document orice număr de ori. Dacă modificați codul sursă desemnat marcaj-l actualizat imediat la toate punctele de inserție a filei;
* SKIPIF (Salt înregistrare în cazul în care) face posibilă pentru a introduce o condiție în cazul adevărului din care înregistrarea curentă vor fi ignorate și nu se încadrează în fuziune.
Să adăugăm câteva Word îmbinare câmpuri.
8. Prin apăsarea Ctrl + Home Deplasare la începutul documentului și selectați bara de instrumente Îmbinare, faceți clic pe Adăugați cuvânt câmp> SKIPIF.
Fig. 8.12. câmp Apendicele Word
9. În câmpul drop-down, selectați Index. așa cum se arată în Fig. 8.12.
10. În lista de operator, selectați Egal.
Valoarea câmpului 11. Tip Semnificație 114113.
12. Faceți clic pe butonul OK. Acum, aceste intrări vor fi omise la confluența a valorii câmpului sursă de date pentru 114,113 al cărui indice este înregistrată.
13. Apăsați pe Ctrl + End, și apoi dublu-Enter. Dați clic pe Adăugați câmp Word> MERGEREC. Cu acest câmp puteți ține evidența care înregistrează o sursă de date va cădea în fuziune. Acum, documentul principal va fi așa cum este prezentat în Fig. 8.13.
15. Faceți clic pe lista de comandă Modificare în panoul de activități pentru a crea o interogare cu ajutorul căreia înregistrările vor fi sortate în ordine alfabetică numele litere ale destinatarilor.
Fig. 8.13. Documentul principal al câmpurilor Word
16. În lista de câmpuri, selectați Organizație.
17. În lista de operator, lăsați opțiunea Egal.
18. În caseta Value data, tastați textul Phantom.
19. Deschideți Sortarea înregistrărilor de file și configurați setările.
Notă: Atribuirea aceleași reguli de sortare pentru pachetele de scrisori și autocolante permite trimiterea de email-uri nu pierdeți timp căutând plicul corect. Plicuri cu autocolante vor sta pe birou în aceeași ordine ca și literele.
21. Făcând clic pe butonul OK pentru a închide caseta de dialog și de a salva destinatarii unei noi versiuni a documentului de master.