Hârtiile de la A la Z

anterior ◈ următoarea

La crearea unei societăți și funcționarea în continuare a acesteia va produce un număr mare de documente primite. Și-a lungul timpului, aceasta va crește numai. Pentru a nu se înece în acest flux, este necesar să se mențină o procedură clară în toate etapele vieții documentelor.







La crearea unei societăți și funcționarea în continuare a acesteia va produce un număr mare de documente primite. Și-a lungul timpului, aceasta va crește numai. Pentru a nu se înece în acest flux, este necesar să se mențină o procedură clară în toate etapele vieții documentelor.

Organizarea documentelor în noua companie

Obligațiile contabile documentelor primite sunt atribuite la o unitate specială structurală (DOU Service) sau servicii de secretariat. Procedura pentru documentele și operațiunile realizate cu acestea în societățile reglementate de instrucțiuni cu privire la munca de birou, dispozițiile subdiviziunilor și fișele de post ale angajaților. Acestea sunt ar trebui să fie elaborate, aprobate și comunicate angajaților companiei (inter-organe) reglementările locale. Un reguli clare de conformitate, reglementările permite organizarea de gestionare a fluxului - circulația documentelor de creație sau de la primirea acestora de a finaliza executarea sau administrarea.

Principiile de bază ale fluxului de lucru de management al organizației sunt:

  • centralizat (în serviciul DOW) înregistrarea, primirea, transmiterea documentelor;
  • circulație a documentelor de către calea cea mai scurtă de timp minimă C și a muncii;
  • întoarcere excepția documentelor fără a fi nevoie de afaceri corespunzătoare;
  • eliminarea aprobărilor nejustificate, aprobărilor paralele ale proiectelor de documente;
  • organizarea de circulație a grupurilor de documente care au aceeași rută.

Primirea, prelucrarea și transmiterea documentelor de intrare (intrare)

Luați în considerare principalele puncte pe care trebuie să acorde atenție angajații serviciului preșcolari la recepție, prelucrarea și transmiterea documentelor de intrare către companie.

Toate documentele primite de companie (inclusiv telegrame faksogrammy), sunt tratamentul primar, revizuirea preliminară, înregistrarea, gestionarea de examinare și să fie transmise la executarea angajaților companiei.

Documente care necesită o examinare de urgență, să se înregistreze imediat transferate. restul corespund prelucrare efectuate în ziua în care este primită sau prima dată de la primirea documentelor în afara orelor.

În cazul în care compania dumneavoastră trebuie să setați alți termeni și să dezvolte modalități suplimentare de prelucrare și transmitere a documentelor, aceste informații sunt incluse într-un act normativ local, care reglementează evidența societății și să fie strict respectate.

examinare preliminară a documentelor de intrare se face pe baza evaluării conținutului lor, pe baza specificate în distribuirea responsabilităților între conducerea companiei. Documentele care au trecut examinarea preliminară, sub rezerva înregistrării și numai apoi transmise conducerii companiei. Documentele de serviciu înregistrate DOW, se face referire la conducerea companiei în ziua sosirii lor.

Se transferă documentul pus pe performanța o unitate la alta numai cu permisiunea capului, sau printr-un acord între șefii de departamente. La transferul unui document în cursul serviciului se comunică DOW, pe care îl marca RKF face.

Înregistrarea și evidența documentelor de intrare (intrare)

Toată corespondența: intrare (intrare) este trimis (ieșire) sau intern ar trebui să se înregistreze la compania de servicii DOW. Document de înregistrare - fixarea faptului creării sau primirii unui document care poartă numărul de înregistrare, urmat de înregistrarea informațiilor cu privire la documentul în RKF.

Este important de știut. că:







  1. Documentele înregistrate, indiferent de metoda de livrare, prin transfer sau crearea.
  2. Documentul trebuie să fie înregistrat doar o singură dată vine - în ziua de admitere, a creat - data semnării sau aprobării.
  3. Înregistrarea documentelor produse în cursul anului calendaristic în secvența brută, cu începutul unui nou an calendaristic, numerele documentelor de înregistrare începe cu numărul 1.

Ar trebui să știi că există tipuri de documente care nu necesită înregistrare:

Există două tipuri de documente de înregistrare: centralizate și descentralizate.

Centralizată - înregistrarea documentelor se efectuează numai de către persoane servicii de preșcolari.

Într-o descentralizată - înregistrarea documentelor se realizează ca un serviciu de angajați preșcolar, și responsabil pentru actele în subdiviziuni. În acest caz, actul normativ local ar trebui precizate în mod clar ce tipuri de documente trebuie să fie înregistrate cu serviciul, și preșcolară în subdiviziunile și înregistrarea publică și formularele de înregistrare.

La sosirea documentelor (de intrare), care urmează să fie înregistrate pe prima pagină a documentului ștampilat - marca pe chitanță, menționând data primirii și introducerea numărului de înregistrare.


Biroul de „Daisy“
________________ 20 g ___.
____ № _____________

Dacă este necesar, a marcat ore și minute de la primirea documentului.

Numărul de înregistrare al documentului este conturile sale și caracteristici de căutare, astfel încât societatea trebuie să dezvolte un sistem uniform și stabil al documentelor de înregistrare. Componentele numărului de înregistrare ar trebui să fie într-un aranjament permanent.

Numărul de înregistrare al viitoarei (de intrare) a documentului include numărul de ordine de primire într-un an calendaristic. Numărul de serie al documentului, după luarea în considerare a capului și a face rezoluția poate fi completată cu un unități de cod slash - artistului (în conformitate cu unitățile de companie clasificator), de exemplu:

Bx. - indică faptul că documentul este inclus;
114 - numărul de serie al primirii documentului într-un an calendaristic;
03 - Cod unitate structurală

În cazul în care compania are o serie de cazuri. numărul de înregistrare al fiecărui document este completat de cazul indicelui sub nomenclatura afacerilor societății, în care documentul va fi amortizată după execuție. De exemplu:

Bx. № 114 / 03-25. unde

03-25 - cazul indicelui sub nomenclatura cazurilor unității structurale.

În cazul în care documentele de înregistrare ale societății se efectuează manual, informațiile despre document introduse într-un card de jurnal de bord sau de înregistrare. Când se utilizează carte de mână tradițională (ALAC) umplut cu 2 copii. pe suport de hârtie, una pentru dosarul de înregistrare și control al cardului, al doilea document este transmis în unitatea - interpretul sau, dacă este necesar, numărul de copii ale cardului poate fi mai lungă (în sine determină compania).

Înregistrare Exemplu de șablon și card de control (ALAC)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 *

Numele tipului de document

Cel mai comun mod este în prezent introducerea de informații de la o tastatură de calculator pe card, care este afișat pe monitor, cu înregistrarea ulterioară a acestuia în numărul necesar.

Când se utilizează revista în datele document imprimat sunt introduse în revista angajat DOW manual. Puteți crea un jurnal al documentelor în format electronic (Word sau Excel). În acest caz, linia de jurnal este, de asemenea, umplut cu DOW angajat manual de pe tastatura computerului, în timp ce este posibil să se găsească rapid informațiile necesare cu privire la parametrii de căutare specificate, în revista electronică.

La înregistrarea documentelor în sistemul informatic al numărului de înregistrare al documentului este atribuit în mod automat în funcție de structura definită de software-ul.

În cazul în care o înregistrare de companie și de contabilitate documente aplică tehnologia informației, informațiile despre document introduse în baza de date, precum și conținutul de date al documentului și structura numărului de înregistrare al documentului constă în instrumentul software dezvoltat în cadrul proiectului tehnic al companiei.

Există mai multe soluții diferite, „managementul documentelor electronice“ (ECM). Este acum evident că nici o organizație, instituție sau societate nu se poate face fără documentul electronic. SEDul oferă oportunități deosebite, dar va fi nevoie de personal preșcolar de formare pentru a lucra în SED.

Notă forme de bază de înregistrare de control necesitate (RCF) și normele lor de umplere.

1. Denumirea tipului de document

Pentru a se completa în conformitate cu numele documentului înregistrat (de exemplu: scrisori, faxuri, telegrame, servicii și memo-uri, comenzi, directive, protocoale, instrucțiuni, contracte, etc.)

3. Data documentului

4. Numărul de înregistrare al documentului

5. Data

Transferat la RCF unei mărci în documentul de admitere (ștampila de înregistrare).

6. Număr de înregistrare (de intrare)

Numărul de înregistrare atribuit documentului la intrarea organizației este transferat la RCF unei mărci în documentul de admitere (ștampila de înregistrare).

9. Document Termen limită

reglementări flexibile data stabilită sau supervizor și informațiile conținute în rezoluție.

10. Marca privind executarea documentului

RKF transferat indicele de afaceri, în conformitate cu nomenclatura afacerilor unității structurale în care este executat un document.

Informațiile privind documentele introduse în date RKF, cum ar fi:







anterior ◈ următoarea