prelucrarea corespondenței - studopediya

prelucrarea corespondenței este format din mai multe etape, le ia în considerare [2-4].

considerare preliminară. Sortare. Într-o analiză preliminară a documentelor sunt sortate în două grupuri:

1. Documentele care urmează să fie înregistrate în serviciul preșcolar;

2. Documentele sunt transmise unităților structurale fără înregistrare.

Fiecare serviciu DOW poate dezvolta și să prezinte spre aprobare șefului organizației listei de documente care nu este supusă înregistrării în serviciul DOW. Documentele nu fac obiectul înregistrării în POC de serviciu, includ:

- invitații la întâlniri, întâlniri, conferințe;

- publicații (broșuri, cărți, buletine, reviste, etc.);

- documente financiare (sub rezerva contabil în departamentul de contabilitate);

Circulația documentelor de ieșire include:

- proiect de redactare a documentelor;

- aprobare (dacă este necesar);

- sortarea prin trimiterea metode;

Transmiterea de procesare. În timpul transmiterii de procesare a verificat corectitudinea documentului:

- o semnătură (inclusiv nivelul de autoritate al persoanei care semnează documentul);

- prezența presei (dacă este necesar);

- data disponibilitatea și numărul de înregistrare;

- aveți toate paginile și toate aceste aplicații.

Aceste elemente de design sunt necesare pentru a trimite un document prin poștă, prin fax, prin curier. În cazul în care documentul este emis prezentat incorect sau nu în complet, el a revenit la executor pentru a finaliza.

Sortare. După transmiterea de procesare a mesajelor care urmează să fie sortate prin metoda de trimitere:

- documente trimise prin e-mail;

- Documentele trimise prin fax;

- documente trimise prin curier.

Atunci când sortarea este necesar să se ia în considerare faptul că faxul este doar pentru schimbul rapid de informații. Un mesaj de fax are statutul de copii nelegalizate și nu este legal document valabil. Nu este recomandat să trimită prin fax documente cu mai multe pagini și scrisori de felicitare.

Toată corespondența (cu excepția corespondență în masă de felicitare) este trimisă prin scrisoare recomandată. Înregistrarea de scrisori înregistrate (în cazul în care mai mult de cinci) sugerează inventarul. În registru face o listă de plicuri cu corespondența (și nu documentele). Înregistrează-a făcut în două exemplare, fiecare dintre acestea fiind semnate de către emitent. O copie a registrului certificată de sigiliul organizației. Un exemplu al unui sigiliu rămâne în oficiul poștal și o copie a unei postei plasată într-un caz adecvat.

La primirea e-mail, livrate prin curier, fiecare organizație beneficiară trebuie să fie ștampilat la data primirii copiei returnate de timp (dacă este cazul), titlu, semnătura personală și semnătura decriptarea unei persoane care a primit un document [2-4].