Prelucrarea documentelor - intrare, ieșire și interne
fluxul de informații
Toate documentele organizației sunt împărțite în trei fluxul de informații:
- de intrare (primit) documente. și anume care intră în organizație;
- Documente de ieșire (trimise);
- documente interne.
Documentul de intrare (documente de intrare) - un document primit de instituție.
Document de ieșire (document trimis) - un document oficial transmis de instituție.
Document intern - un document oficial nu se extinde dincolo de organizația l-au pregătit.
Fiecare a fluxului de informații are caracteristici de procesare. Întotdeauna amintiți-vă că, în procesarea afectele alegerea formei de organizare a muncii cu documente (centralizat, descentralizat, mixt).
Prelucrarea Inbound
Procesarea documentelor de intrare include:- primirea și procesarea documentelor primare;
- Examinarea preliminară și distribuirea documentelor;
- de înregistrare;
- luarea în considerare a documentelor de orientare;
- transmisie pentru executare.
Prelucrarea primara a documentelor
Primirea și prelucrarea primară a documentelor în cadrul organizațiilor care primesc un număr mare de documente, servicii de administrare a înregistrărilor efectuate în mici - secretar. În organizațiile foarte mari (ministere, concerne) în structura de serviciu preșcolar creat unități speciale pentru a efectua primirea documentelor - expediție.
documentelor de intrare pot fi obținute prin poștă, livrate prin curier comunicare, curierat, vizitatori sau trimise prin e-mail sau fax.
analiză preliminară
distribuirea documentelor
Distribuirea documentelor primite între managementul bazat pe ordinea de împărțirea responsabilităților între conducere, în cazul în care activitățile sunt fixate pentru fiecare funcționar. documente de transfer către personalul executiv al organizației se bazează pe importanța conținutului documentului și în conformitate cu funcțiile și competența funcționarilor, care documentul este trimis pentru examinare pe baza stabilit în organizarea repartizării competențelor.
Contabilizarea documentelor de intrare este vă ștampila pe chitanță. Acesta include un document contabil numărul de serie și data primirii (ore și minute, dacă este necesar). Marcajul este aplicat pe colțul din dreapta jos al primei pagini a unui document. Acesta poate fi plasat într-o matriță a mâinii sau shtempelevatelem electric. O imagine facsimil a documentului este data primirii, astfel încât numai numărul de serie ar trebui să fie completat în ea. Apoi, documentele trebuie să fie înregistrate sunt înscrise în formularul de înregistrare, stabilit în organizație (jurnal, carte, e-card).
luarea în considerare a îndrumarea
Examinarea documentului de orientare este faptul că funcționarul în cauză a scris pe ea o rezoluție decizia sa cu privire la informațiile cuprinse în document.
Rezoluția este transferată la formularul de înregistrare.
executare transferarea
Transfer la executarea unui document făcut după luarea în considerare a conducerii sale.
Documentele trebuie să fie efectuate la timp, astfel încât să fie sigur la documentele de intrare sunt transferate executorului în ziua primirii sale și înregistrării sau în prima zi lucrătoare a admiterii documentelor în afara orelor de program.
În cazul în care documentul necesită executarea imediată, acesta poate fi trecut direct la artist, dar întotdeauna cu un mesaj despre acest lucru la cap.
În cazul în care documentul este proiectat pentru a efectua o serie de artiști, în coordonare cu executivul responsabil, acesta este trecut alternativ la fiecare sau toate performerilor, stabilite în rezoluția sau eliminarea copiilor. Toate lucrările privind pregătirea proiectului de document organizează contractor responsabil.
Astfel, principalele sarcini de procesare a documentelor de intrare sunt:
- livrarea documentelor de validare;
- Atașamentul verifica integritatea și starea fizică a documentelor primite;
- fixarea la primirea documentelor;
- să se pregătească pentru execuție;
- interpreții își transferă documente.
documente de ieșire
documente de ieșire includ:- elaborarea proiectului de document;
- pregătirea proiectului de document;
- coordonarea (vedere);
- document de identitate;
- trimiterea documentului.
În timpul elaborării documentului de ieșire întâlnește cântăreț. El coordonează activitățile altor artiști menționați în rezoluția. Executive responsabil are dreptul de a: convoca subcontractori pentru ateliere le solicita toate materialele necesare, să acorde prioritate de lucru între co-executorii.
În pregătirea performerul documentul care își încetează activitatea desfășoară în mod independent pregătirea unui proiect, pregătirea proiectului de document, acesta (vedere) alinierea. El va aduce serviciul lui DOW proiect de document care necesită punerea datele de identitate necesare (semnătura, data semnării, indicele de înregistrare care își încetează activitatea, declarațiile de gât de imprimare, dacă este necesar). Documentul poate fi transmis la serviciul oficial corespunzător prin grădiniță sau secretar. Proiectul de document este transmis cu toate materialele pe baza cărora se pregătea. În cazul în care funcționarul (e) documentul atașat proiectului observații, proiectul de document reperarea, acestea sunt aplicate în mod necesar la proiect.
Șef, lectură proiectul de document poate certifica imediat cu semnătura sa, și poate face comentarii, corecturi, și trimite-l înapoi pentru revizuire. Apoi artistul modifică documentul în conformitate cu observațiile „reasamblează aprobarea vizelor. Întoarcerea proiectului poate fi repetată, și de fiecare dată artistul interpret sau executant trebuie să repete întreaga procedură de elaborare a documentului de la început până la sfârșit.
Fiecare angajat de serviciu POC trebuie să știe „că artistul aduce proiectul de document, complet mobilat: imprimate pe formularul corespunzător, cu toate vizele.
Principalele obiective ale serviciilor preșcolare în procesarea documentelor de ieșire sunt:
- validarea documentului de proiectare a proiectului, în conformitate cu normele stabilite;
- Detalii de identitate availabilty;
- aplicarea indicelui de înregistrare care își încetează activitatea;
- Prelucrarea documentelor care urmează să fie trimis.
Prelucrarea trimis corespondență include:
Luând documente pentru a trimite, asigurați-vă că pentru a verifica:
Pe e-mail înregistrată în serviciul de evidență face liste de discuții, la capătul căruia este aplicat pe numele angajatului, să-l pregătească, și data trimite.
Documente pe suport de citire optică sunt acceptate numai în cazul în care există o scrisoare de intentie.
Toate documentele emise de organizație, trebuie să fie prelucrate și expediate în aceeași zi sau cel târziu în prima jumătate a următoarei zile lucrătoare.
Prelucrarea documentelor interne
Prelucrarea documentelor interne privind stadiul de pregătire și executarea lor merge modul de pregătire a documentelor de ieșire (întocmirea proiectului, pregătirea proiectului de document, aprobarea acestuia (vedere), licență, înregistrare, plecare), iar în etapa de execuție - documentelor de intrare (recepție, revizuire preliminară, de înregistrare, considerare de orientare pentru executarea transferului).
Documentele interne au mai multe caracteristici ale tratamentului lor, care sunt determinate de speciile care aparțin documentului:
- proiectele de ordine semnate în mod necesar de un reprezentant al Serviciului juridic;
- Protocolul nu fază a pregătirii proiectului și aprobare și autorizare.
Trimiterea documentelor de intrare, ieșire și interne pot fi efectuate:
- exprimă prin curier sau o legătură;
- secretari;
- prin mijloace tehnice.
diviziunile structurale ale unor instituții pot fi în diferite clădiri sau zone ale orașului. În astfel de cazuri, organizarea de livrare a documentelor prin curier.
În cadrul unității structurale atrage cel mai eficient secretar, care poate lua corespondenta de la serviciul preșcolar, returnează documentele de ieșire pregătite pentru expediere, și trimite documente angajaților în conformitate cu unitatea structurală.
Introducerea mijloacelor și tehnologiilor informatice se va schimba procesul de prelucrare a documentelor. Accelerată procesul de elaborare a documentului, de la introducerea revizuirilor nu are nevoie de o republicare. În mod semnificativ redusă și o coordonare simplificată (vedere) a documentului. Schimbări fundamentale au avut loc în procesul de trimiterea și primirea de documente cu apariția de fax și e-mail. Dar trebuie amintit faptul că transferul de fonduri de mai sus, practic nu transmite documentul și informațiile prezentate pe mass-media. În prezent, documentul este transmis de sistemele informaționale și de telecomunicații pot fi certificate printr-o semnătură digitală electronică. Numai în acest caz va fi valabil.
Toate documentele trebuie trimise cu marcajele de pe transferul de fapt relevant în formularele de înregistrare. În cazul în care documentul este transferat de la o unitate structurală în alta, ocolind serviciu preșcolar, angajat, transmite documente, trebuie să informeze serviciul despre faptul transferului.
