Redirecționarea documente
Termenul „Forwarding de prelucrare a documentelor“ este format din cuvântul „expediere“, în sensul de „unitate de serviciu de birou, care efectuează procesarea documentelor.“ Crearea unei unități speciale - expeditie - este tipic pentru organizațiile mari, cu un volum mare de documente. În organizațiile de prelucrare mici și mijlocii expediere a documentelor este unul dintre lucrătorii de birou serviciu (birou) sau angajatul responsabil pentru organizarea de lucru cu documente, în cazul în care nu există servicii facilitate de birou.
Luați în considerare etapele de prelucrare de bază de expediere mail de intrare și de ieșire.
etapele de intrare de procesare a corespondenței
Procesarea corespondenței de intrare include:
- livrare validarea documentelor, integritatea ambalajelor și a investițiilor, caracterul complet al documentelor (disponibilitatea tuturor cererilor);
- stabilirea faptului primirii documentelor;
- sortarea documentelor pentru transmiterea ulterioară la destinație.
Dacă este deteriorată, plicul (și, eventual, documente) este tras, în care faptul corespunde Incoming într-o formă deteriorată. Certificatul este realizat în două exemplare, dintre care unul este trimis la expeditor și alte rămâne în biroul de serviciu al organizației.
După asigurându-vă că livrarea de plicuri de corespondență sunt deschise, cu excepția plicurilor cu ștampila de restricții de acces ( „Confidențial“, „doar pentru uz intern“, „secret comercial“ sau altele.) Sau marca de „personal“. Plicurile sunt deschise cu foarfece sau, atunci când o cantitate mare de corespondență printr-un dispozitiv special - konvertovskryvatelya. De obicei, plicurile sunt distruse, dar există unele excepții. Plicurile nu sunt distruse în următoarele cazuri:
În aceste cazuri, plicurile sunt deținute împreună cu documentele și în continuare de-a lungul lanțului de comandă sunt transmise sub forma unui set.
Următorul pas - verificarea caracterului complet al documentelor. La verificarea conținutului plicului poate fi detectată:
În cazul în care plicurile în timpul tratamentului inițial nu este deschis, marca pe chitanta ștanțat pe plic. În plus față de data, într-o marcă poate fi specificată ora de sosire în ore și minute, în cazul în care documentul necesită o atenție urgentă.
documentele neraportate sunt afișate pe celule de sortare dulap în care fiecare unitate organizațională are propria celulă. În cazul în care nici o astfel de incintă poate fi utilizat cu nume de dosar de unități.
Mai multe de lucru se face cu o serie de documente care urmează să fie înregistrate. În cazul în care organizația dvs. a adoptat o formă centralizată a procedurilor în care toate documentele sunt înregistrate în biroul de serviciu, tratamentul transmiterea de o serie de documente completat transferul la examinarea preliminară și de înregistrare. Dacă organizația dvs. este o formă mixtă de organizare de evidență în care documentele sunt înregistrate în biroul de serviciu și în diviziile, procesarea de expediere este completat sortarea documentelor în două grupe:
- documentele primite în gestionarea contraprestației (acestea sunt transferate într-un serviciu de examinare și de birou de înregistrare preliminară)
- documentele trimise direct la unitățile structurale de înregistrare și examinare.
Documentele care urmează să fie transmise unității sunt afișate pe celule de sortare de cabinet, precum și documente neinregistrate.
Etapele de procesare a documentelor trimise
Prelucrarea documentelor de ieșire include:
Poștale pot fi:
e-mail înregistrată pot fi trimise cu o listă de atașamente, cu confirmare de primire și COD.
Organizațiile sunt încurajate să trimită corespondența prin e-mail certificate (inclusiv notificare) numai în cazurile în care cerute de lege, sau în caz de necesitate extremă.
Serviciile poștale sunt contra cost. Pentru a confirma plata serviciilor poștale prin trimiterea unei corespondențe simple și personalizate scrise furnizate de organizații ale serviciului poștal federale, folosit de timbre poștale. Ca de timbre poștale sunt utilizate:
- timbre poștale aplicată pe scrisoarea mail sau aplicată typographically pe plicuri poștale și cărți poștale;
- reeditări de timbre poștale, mașini de francat aplicate;
- alte semne, stabilite de către Agenția Federală de Comunicații și aplicate typographically.
În conformitate cu Regulamentul de servicii poștale lipind timbre privind corespondența scrisă la valoarea costului serviciilor poștale incluse în responsabilitatea expeditorului. Stick un timbru la altul este interzisă. Poștale timbre sunt plasate în colțul din dreapta sus al corespondenței scrise.
Un simplu corespondență, servicii de plată scrise pentru care livrarea este confirmat timbre, pot fi coborâte în cutiile poștale. corespondență scrisă cu impresii mașini și alte semne ce confirmă achitarea serviciilor poștale, adoptat în obiecte de comunicare poștale definite de către operatorul poștal ștanțare.
VF Yankov, dr. ist. Stiinte, profesor asociat de la Universitatea de Stat de Management
